会社の効率化を妨げる残念な人達

世の中の事務員は、効率化やシステム化でほとんど不要になる気がします。

ただ、実際はなかなか進んでいません。

何故、進まないかというと、働いている人たちがダメなケースが多いんだと思います。

うちの奥さんが会社をやめたいと考えているという事を、以前にブログで書きました。

その時に感じたのは、そもそも効率化したら奥さんが働く必要無いんじゃないかということです。

では、なぜ奥さんの会社では効率化が進まないのでしょうか？

それは、奥さんが仕事を辞めたいと思った原因の人たちが、効率化においても弊害になっていると思いました。

今回は、業務の効率化の弊害となる人たちについて書きたいと思います。

恐らく、他の会社にも似たような人はたくさんいると思います。

属人化している自分を特別な存在だと勘違いしている

「忙しい、忙しい」と言いながら仕事を抱え込む人がいます。

ただ、私が見る限りその人しかできないという仕事は、大抵の場合ほとんどありません。

本人が自分にしかできない状態を意図的に作り出しているだけです。

何故、そんな状態を作り出したいのかと言えば、理由の一つに「マウントを取りたい」というのがあるのだと思います。

自分に聞かざるを得ない状況を作ってしまえば、知識を武器にマウントを取れるからです。

こんな人は会社にとって害悪でしか無いです。

他者が知識を共有する度に、時間が浪費されたり、ストレスが溜まったりするからです。

特別な技術や専門的な知識が必要無いのに、勝手に属人状態になっている人は要注意です。

業務を整備して他人に分かりやすく仕事を振る能力が無い

属人化しているもう一つの原因です。

業務を整備して、他人に分かりやすく説明する能力が乏しいです。

まず、業務を整備する能力が無いです。

業務フローと成果物をまとめるだけでもかなり見える化できます。

そして、必要なマニュアルを整備していけば良いのです。

一見複雑そうな業務でも整備すれば誰でもできる業務にすることができます。

業務フローを作成し成果物をまとめていけば、誰にでもできる業務にすることができるのです。

しかし、業務フローすら作れない人が多いです。

業務の見える化ができないので、分析もできないし効率化にも行きつきません。

そして、そういう人は教えるのも下手なので、何回も同じ質問を受けます。

その結果、時間は浪費され、お互いにストレスが溜まる事になります。

驚くべき事に管理職にもこういう人間が多いです。

何を管理しているのか聞いてみたいものです。

部下を多く抱えることで権力を持ちたい

自分の下に部下が多くいる事が権力だと思っている人がいます。

多くの人を従える事ができれば、その分だけ偉くなった気になるのでしょう。

多くの部下がいるという事がステータスだと思っているのでしょう。

こういう人は、何かにつけて人員を増やそうとします。

自分の管理している部署がいかに忙しいかをアピールします。

残念ながら時代にそぐわないです。

人を多く抱えればコストになります。

こんな事では会社は生き残っていけません。

忙しい仕事をどう効率化して少ない人数でやっていくかを考える必要があります。

人を多く抱えようとする管理職は淘汰されていくことでしょう。

業務を標準化しよう

業務は標準化することができます。

業務フローと成果物を整理すれば良いのです。

まず、標準化することで仕事の引継ぎ等の無駄を失くせます。

そして、見える化することで業務の分析をしやすくなり効率化できます。

さらに、システム等で自動化できるようになります。

あらゆる業務を、RPAやAIで自動化していく時代です。

そのために、会社員にとって業務を標準化する能力は必須のスキルだと思います。